Microsoft Project 2007 Professional Kullanarak Proje Planlaması, Yürütmesi, Kontrolü ve Analizi
( Başlangıç ve İleri Düzey )
1 – Amaç
Problemler ve fırsatlar her organizasyon için zaman içinde kaçınılmaz dış etkenlerdir. Kimi zaman üretilecek ürün için kapasitenin yetersiz olması, kimi zaman şirketin yeni yazılımlara ihtiyaç duyması, kimi zaman da pazara güçlü rakiplerin girmeye çalışması, şirketinizin organizasyonunda, stratejilerinde değişikliklere sebep verebilir. Bu tür değişikliklere karşı amaç; organizasyonun devamını sağlayabileceği düzenlemeleri en kısa zamanda hayata geçirmektir. Projeler genellikle bu doğrultuda oluşturulur ve her projeye en az bir sorumlu atanır.
2 – Proje Yönetimi Nedir?
Öncelikle, proje yönetiminin ‘‘ne olmadığına’’ yanıt vermek gerekir. Proje Yönetimi sadece zaman programlama (Schedule) değildir. Zaman planlayan yazımların popülaritesinin artmasıyla, pek çok kişi eğer böyle bir yazılım satın alır ve bunu kullanmaya başlarlarsa proje yönetimi gerçekleştirdiklerini düşünmektedirler. Fakat o yazılımın tüm özelliklerini kullanmayı bilmedikleri gibi yazılımın sunduğu verileri de hayata nasıl geçireceklerini bilmemektedirler.
Bilgisayar yazılımlarının aslında boş kağıtlar ve formlar olduğu unutulmamalıdır. Önemli olan Proje Yönetimi Biliminin sunduğu metodlar ile bu yazılımların kullanılması gerektiğidir. Örneğin, muhasebe sistemindeki kuralları bilmeyen bir kişi ne kadar iyi muhasebe programı alırsa alsın o yazılımı etkin kullanamayacaktır.
Proje Yönetimi, performans, maliyet ve zaman hedeflerine ulaşabilmek için eldeki kaynakları en verimli şekilde programlama ve proje aktivitelerini kontrol etme sürecidir. Bu üç amaca kaynakların verimli ve etkili kullanımıyla ulaşılabilir. Her organizasyonda sınırlı kaynak vardır. Kaynakların iş yüklerinin doğru oluşturulmaması, projelerin başarısızlıkla sonuçlanmasına sebep verebilir.
3 – Microsoft Project ve Proje Yönetimine Katkıları
Microsoft Project bir proje yöneticisine mevcut kaynaklarını hızlı biçimde planlama, güvenilir biçimde kontrol edebilme ve kolayca anlaşılır biçimde analiz edebilme imkanı sunmaktadır. Ek olarak, MS Project şirket içinde çoklu proje uygulamalarından dolayı oluşan çatışma ortamlarını en aza indirgeme imkanı sunacaktır.
4 – Eğitimin İçeriği
Sistem Geliştirme – Planlama
Sistemin Tanımı
Proje Bir Sistem midir?
Proje Nedir? Proje Yönetimi Nedir?
Proje Yönetimi Dengeleri
Projenin Özellikleri
Proje Yönetiminde Sözleşme
Terms Of Reference (ToR) Oluşturma
ToR’un Özelliklerinin Tanımlanması
ToR’un İşletmelere ve Çalışanlara Faydaları
Proje Duyurusu ve Onay Süreci
Örnek Projede ToR
Microsoft Project’in Tanıtımı
Veri Girişi ve Veri İzleme Yöntemleri
Görüntü – Tablo – Filtre Özellikleri
Takvimleri Tanımlama
Project Customize Seçeneklerini Tanıma
Projeyi Başlatma ve WBS Mantığı
Örnek Projede Aktivitelerin MS Project’e Girilmesi
Work Breakdown Structure (WBS) Oluşturma ve WBS’in Yorumlanması
Örnek Olay
Aktiviteler Arası Bağlantılar
Bağlantı Seçeneklerini Tanımlama
Lag ve Lead Time Nedir? Nasıl Kullanılır?
Örnek Olaya Devam
Örnek Projede Bağlantıların Kurulması ve Projeye Genel Bakış
Zaman ve Maliyet Tahminleme
Tahminleme Üzerine Bir Oyun
Tahminleme Tekniklerinin İncelenmesi
Tekniklerin Avantaj ve Dezavantajlarının Tartışılması
Kaynakların ve Tahminlerin Görevlere Atanması
Kaynakların MS Project’e Girilmesi
Örnek Projede Kaynakları ve Tahminleri Görevlere Atama
Proje Organizasyonları
Fonksiyonel ve Matris Organizasyonlar
Proje Takımı Kurma
Projede Liderlik
Takımın Motivasyonu
Çatışma Ortamlarının İncelenmesi ve Çatışmayı Yok Etme Yöntemleri
Astların ve Üstlerin Karşılıklı Birbirlerini Değerlendirmesi – Anket
Proje Analizi I
Projelerin Genel Olarak Süre, Maliyet ve Efor Verilerinin İncelenmesi
Aktivite Bazlı Süre, Maliyet ve Efor Bilgilerinin İncelenmesi
Kaynak Bazlı Süre, Maliyet ve Efor Bilgilerinin İncelenmesi
KritikYol (CPM) ve PERT Teknikleri
Kritik Yol’un Tanımlanması ve Projedeki Önemi
Örnek Projede Kritik Yol’un İncelenmesi
Toplam Bolluk ve Serbest Bolluk Kavramlarının Önemi
Kritik Yol’a Göre Efor – Maliyet – Program Bilgilerinin Yorumlanması
PERT Tekniği ve Proje Yönetimine İstatistiksel Yaklaşım
Örnek Projede PERT
Proje İletişimi
İletişimde Proje Yöneticisinin Rolü
İletişimdeki Aksaklıkların Projelere Etkisi – Bir Oyun
Anlatımın Gücü – Bir Oyun
İşitsel – Görsel – Kinestetik Bireyler
Projelerde Overallocation Problemleri
Kaynaklara Ait Efor – Maliyet Bilgilerinin İzlenmesi
MS Project’te Kaynaklara Fazla Mesai Atama, İş Günü Saatlerini Değiştirme ve Seviyelendirme
Proje Süresini Kısaltma – Uzatma Yöntemleri
Proje Analizi II
·Project’teki Değerleri (Maliyet – Efor) Excell’e Aktarma ve Grafiksel Gösterim
·Planın Son Haliyle ToR’un Karşılaştırılması
Proje Kontrolü
Baselining (Temellendirme)
Gerçekleşme Verilerinin MS Project’e Girilmesi
Gerçekleşen İle Planlananlar Arasındaki Farkların İzlenmesi ve Yorumlanması
MS Project’teki Standart Rapor Formatları
MS Project’te İhtiyaca Göre Rapor Yaratma
Kazanılan Değer Analizi – Earned Value
Kazanılan Değer Analizi Nedir?
Proje Performansını İncelemek İçin Gerekli Olan Veriler
Örneklerle Kazanılan Değer Analizi Uygulamaları
MS Project İleri Düzey Kullanım
Periyodik Olayların MS Project’e Girilmesi
Görüntü – Tablo – Filtre Yaratma
Menubar’i Değiştirme, Formlar Yaratma, Gannt Chart’ta Kolay Veri İzleme Yöntemleri
Alternatif Projelerin Maliyet ve Süre Açısından Karşılaştırılması
Çoklu Proje Ortamında Çalışma
