Sözleşme yönetimi,her türlü yapım işinin (bina,yol,baraj,tünel,köprü,vs.) ortak paydası olan bir disiplindir
İnşaatın başlangıcından teslimine kadar olan süreçte,sözleşme işin her aşamasını doğrudan ilgilendirdiğinden,sözleşme yönetimi etkinlik kazanır.Sözleşme yönetimi,taraflarca imzalanan şekli ile sözleşmenin yürümesi ve uygulamada doğabilecek sözleşme anlaşmazlıklarının en az düzeyde olmasını sağlayarak,inşaatın sözleşmede kabul edilen süre ve ödenek kısıtları içinde tamamlanmasını temin eden dinamik bir süreçtir.
Sözleşme yönetiminin temel amacı,kabul edilmiş politika ve stratejiler çerçevesinde,belirlen miş süreyi aşmaksızın ve anlaşmazlığa düşmeksizin ,sözleşmenin hedefe ulaşmasını etkin bir şkilde sağlamaktır.
Her yönetim işnde olduğu gibi, sözleşme yönetiminde de, sözleşme sözleşme uygulanması başlangıcından sonuçlanmasına kadr geçen süre içerisinde, karar verme,planlama,örgütleme(yönlendirme),iletişim,müz akere ve değerlendirme gibi işlevlerin yerine getirilmesi gerekmektedir.Bu sebeple sözleşmeyi yönetecek kişilerin yönetim bilgi ve becerisine sahip uzman kişilerden meydana gelmesine özen gösterilmelidir.
Sözleşme uygulamasıaşamasında karşılaşılan olumlu ve olumsuzle bunların sebepleri, daha sonraki inşaatlarda deneyim oluşturmak için analiz edilmeli v değerlendirilmelidir.İstatistiki veriler halinde, sorunların çözüm yöntemlerisebep sonuç ilişkisi içinde arşivlenmelidir.
HAK TALEPLERİ(YAZIŞMA YÖNETİMİ)
Sözleşmenin imzalanması ve yer tesliminden sonra, sözleşme uygulaması da başlar.Bu sürecin bilgi ve deneyimi yükse, sözleşmeye haki sözleşme uygulamasını,yürürlükteki yasa ve mevzuatı bilen, bir uzman tarafından yürütülmesi önemlidir.
Öncelikle, sözleşmenin lehte ve aleyhte olan hususları incelenmeli,gerekli notlar çıkarılmalı,önemli görülen konularda yönetim bilgilendirilmeli,gerekli ve zamanında yazışmalar yapılmalı,talepler ulaştırılmalıdır.İşin ilerleyen aşamalarında, önceden tahmin edilemeyen durumlar ile karşılaiılan sorunların çözümü için gösterilen çabalar, hak taleplerine dönüşecektir.
Sözleşmenin uygulanması sırasında karşılaşılan problemlerden bazıları şunlardır:
1. Yer teslimindeki gecikmeler.
2. Avans ödemelerindeki gecikmeler.
3. Proje teslimindeki gecikmeler.
4. Proje ve malzeme onayları
5. Hakediş ödemelerindeki gecikmeler.
6. Yeni fiyat anlaşmazlığı.
7. Götürü bedelli işlerde proje ve imalat değişikliği.
8. İş artış ve eksilişleri.
9. İş artışının dışında kalan imalatların ödenmesi
10. Fiyat farkı ödenmesi
11. Sözleşme maddelerindeki farklı yorumlar.
12. Ataşman, vs defterlerinin tutulması.
13. Süre uzatımı.
14. Fesih ve tasviye işlemleri.
15. Kesin hesabın yapılması
16. Teminatların çözülmesi
17. Hakediş kesintileri.
18. Personel, taşeron bildirimleri.
Yukarıda sıralanan problemler, ortaya çıkışından itibaren, sözleşmede elirtilen süreler aüreleri dikkate alınarak,gerekli yazışması yapılır.Yazışma, sözleşmede taraf olana, teknik ve edebi bir dil kullanılarak, sorunun kısaca anlatılması ile başlar;sözleşme ve eklerindeki ilgili hükümlere dayandırılaraksorunun açıklaması yapılır ve sonuçta talep konusu açıkça belirtilir.
Yazışma sözleşme şartlarından en fazla faydayı sağlamak için bir plan dahilinde hareket etmeyi ;teknik ve hukuki bilgilere dayalı olarak tattik ve stratejik düşünceler geliştirmeyi;talebin sunumunda diplomatik bir üslup kullanmayı zorunlu kılar.Yazışma kısaca yönetim felsefesine ihtiyaç gösteren, yer tesliminden kesin kabul aşamasına kadar olan süreç içinde ”Yazışma Yönetimi” şeklinde uygulanması gereken önemli bir çaba olmalıdır.
Yazışmada zaman kaybedilmemeli ve talepler sonuç alınıncaya kadar süreklilik arzetmelidir.Geciken yazıların hukuki açıdan hiçbir anlam taşımadığı bilinmelidir.Sözlü taleplerin yapım işleri Genel Şartnamesine gör, sözleşme kapsamında yaptırılabilecek işler için bir yaptırımı yoktur.
İnş.Yük.Müh’ Nedim UYANIK’ın ‘İnşaat İşlerinde Sözleşme Yönetimi” Adlı kitabından alıntıdır.
