Avinal İnşaat Yönetim ERP sisteminde; inşaat firmasının yapması gerekenler ve görev tanımları nelerdir, sistem ile ilgili kadrolaşma nasıl olmalıdır?
a – Firma veri kütüklerinin (Firma Hafızasının) oluşturulması:
Firmanın tüm eski teklif ve proje verilerini toparlayarak, mevcut tecrübeleri doğrultusunda “Firma Hafızası” olarak değerlendirebileceğimiz veri bankasını oluşturması gerekmektedir. Bu oluşumun sağlanması teklif hazırlama biriminin görevi olmalıdır. ERP sistemlerinin olmadığı durumlarda halihazırda yürütülen işlerin veya geçmiş işlerin ölçme ve değerlendirme verileri tutulamamış olduğundan, yeni tekliflerde firmanın geçmiş tecrübesinden faydalanılamamaktadır. Her teklifte; birim imalat işçilik randımanları ve saatleri, malzeme giderleri, makine ekipman verimlilikleri ve maliyetleri, tesis giderleri, genel giderler birer varsayım olarak değerlendirilmektedir. Teklif safhasında yapılan varsayımların işin gerçekleşme safhasında ölçülerek değerlendirilmesi ve bu konularda edinilen tecrübenin “Firma Hafızası” olarak niteleyebileceğimiz veri kütüklerine aktarılması gerekmektedir. Bu safhada, ERP sistemi şu kolaylıkları sağlamaktadır.
** Firma Genel Birim Fiyat dosyalarının Oluşturulması
** Piyasa Ürün Listelerinin Teknik İçerik ve Detay Resimleri ile tutulabilmesi
** Tüm Kamu Sektörü birim fiyatlarının yıllara göre bulunması (1988-2003)
** Her iş için işe özel birim fiyat (rayiç) dosyalarının oluşturulabilmesi
** Bütün bu birim fiyat kütüklerinde, teklif fiyatı, malzeme, işçilik, genel gider, nakliye gibi tüm fiyatların işlenebilmesi, bu bilgilerden “Yatay Analiz”lerin oluşturulabilmesi
—————————————-
** Firma genel birim fiyat analiz dosyalarının oluşturulması
** Tüm Kamu Sektörü Analiz dosyalarının mevcut olması
** Her iş için, o işe özel analiz veri dosyalarının oluşturulabilmesi
** Tüm bu analiz dosyalarında; seçilen yıl birim fiyatlarına göre imalat birim fiyatlarının oluşturulabilmesi
** Yurt dışı tekliflerde; 2 farklı para birimine göre imalat analizlerinin yapılabilmesi
** Farklı idarelere ait, değişik formatlarda Analiz yapılabilmesi (Nato, IETT)
** Analiz raporlarında; imalattaki malzeme, işçilik ve makine miktarlarının ayrı olarak da verilebilmesi
** İmalat Analizlerinde değişik para birimleri kullanılmış ise Analiz içeriklerinin bu para birimlerine göre ayrılabilmesi
** Mahal Analizlerinin oluşturulabilmesi,
** Mahal Analizlerinin miktarsal verilerinin metraj veri tabanına bağlı olarak değişebilmesi
** Bu içeriklerde, yüzlerce değişik rapor alınabilmesi
b – Teklif birimi:
Bütün inşaat firmalarında bu birim mevcuttur. Bu birimin çalışmalarına ERP sisteminin getirdiği kolaylıklar şunlardır.
** Excel formatında gelmiş herhangi bir ihale-teklif dosyasından;
– Teklif veri tabanına veri alınması
– İş’e özel Birim fiyat dosyalarının oluşturulması
– İş’e özel Analiz veri dosyalarının oluşturulması
– İş’e özel analiz ve birim fiyat dosyalarına, firma veri kütüklerinden gerekli verilerin aktarılabilmesi, düzeltilebilmesi
– Birim fiyat tarifi dosyalarının gerekirse farklı dillerde oluşturulabilmesi, raporlanabilmesi,
** Teklif sırasında, firma analiz dosyaları, kamu analiz dosyaları veya diğer işlere ait analiz dosyalarından istenilen analizlere ulaşılarak kolayca seçilebilmesi, değiştirilebilmesi, yeniden düzenlenebilmesi gibi işlemleri saniyeler içinde yapmak mümkündür.
** İstenirse;
– Her analizde değişik kar oranı uygulayarak teklife aktarılması
– Her imalat analizinde; işçilik, malzeme, makine giderlerine farklı yüzdelerde kar yüzdesikonulması,
– Hatta; aynı imalat analizine, imalat yerine göre farklı kar yüzdesi uygulanması mümkündür.
** Genel gider dağıtım kararları: Genel gider kabullerinin ve bu kabullere uygun analizlerin hazırlanarak bu giderlerin istenilen oranlarda, istenilen imalatlara veya imalat gruplarına dağıtımı, (saniyeler içinde) mümkündür.
** Teklif içeriğinin iş programını program içinde hazırlayabilirsiniz. Bu iş programını hazırlarken CPM metodolojisine uygun olması veya olmaması sizin tercihinizdir.
** Oluşturulan bu iş programına göre;
– Nakit akışınızı (saniyeler içinde) belirleyebilirsiniz.
– Kaynak malzeme ihtiyacını; parasal ve miktarsal olarak günlük, haftalık veya aylık tablolar halinde raporlayabilir veya bu raporları excel’e aktarabilirsiniz.
– Bu iş programının ihtiyaç gösterdiği değerlere göre; ekip veya iş makinesi ihtiyacınızı görüp, ekip optimizasyon irdelemelerini yine saniyeler içinde yapabilir ve sonuçlarını görebilirsiniz.
– Enflasyonun veya sözleşmeye göre fiyat artışlarından doğacak alacaklarınızın; oluşturulan bu iş programına göre teklifinizi ve düşündüğünüz kar’ı hangi oranda etkileyeceğini hemen gelir-gider tabloları üzerinde görebilirsiniz.
– Planlamanın Analiz değerleri üzerindeki etkisinin ölçülmesi ve analizlerin uygun hale getirilmesi: Yaptığınız bu iş programına göre; imalat analizlerinizde var saydığınız işçilik ve makine saatleri ile ilgili kabulleriniz hesaplanarak, yapılan mukayese ile doğru değerlerin tespit edilmesi ve analizlerinizi otomatik olarak düzeltebilmeniz sağlanmaktadır.
İş Programı & Yürütme Safhasında:
Bu safha için firmalara şöyle bir kadrolaşma öneriyoruz:
-Merkezde: Merkezde bir proje planlama birimi olmalıdır. Bu birim alınmış tüm işlerin iş programlarından ve bu projelerin tüm verilerinin kontrolünden sorumludur. İş programları şantiye planlama birimi ve proje müdürü ile birlikte yapılacak, iş programları daima güncel olacak, tüm kontrol noktaları ve raporları iş programına göre değerlendirilecek, şantiyenin iş emirleri merkezden denetlenecektir. Bu amaç doğrultusunda merkezde Primavera, Suretrak veya MS Project gibi bir program kullanılmalıdır. Şantiyede Bir CPM programına ihtiyaç yoktur, çünkü şantiyede Avinal ERP içinde Primavera’dan gelen tüm iş programı aynen değerlendirilebilmektedir. Veya şantiyenin, bir iş programını güncellemesi için gereken, geri dönüş verileri Avinal ERP vasıtası ile merkezdeki CPM programını güncelleyebilmektedir.
-Şantiyede: Şantiyede de planlama ve diğer verilerin yönetiminden sorumlu 1 veya (büyük şantiyelerde) 2 planlama mühendisi olmalıdır. Bu birim, proje müdürüne ve merkezdeki planlama birimine bağlı olarak çalışan veri yönetim & planlama birimidir. Bir inşaat firmasında tüm değerlendirmelerin temel aracı; iş programı ve hedef keşiftir. İnşaat projesinde her şeyin kontrolu iş programı ve hedef keşif göz önüne alınarak yapılabilir. Bu nedenle ERP sistemi için gerekli tüm verilerin sisteme girilmesinden bu birim sorumlu olmalıdır. Bu birimin görevlerini açacak olursak:
a – İş programını takip etmek,
b – İş emirlerinin dağıtımını takip etmek, geri dönüş bilgilerini işlemek, merkez planlama birimine aktarmak,
c – İrsaliye, fatura, taşeron hakedişleri, puantaj bilgileri gibi masraf kalemlerinin sisteme girilmesi
d – Depo çıkış fişlerinin hazırlanması
e – İlgililerin talepleri doğrultusunda ERP sistemi içinden istenilen raporları almak.
Bu birim rapor üretmek durumunda değildir. Mevcut verilerin gerekli raporlarını almak (Hakediş raporları dahil) ERP sisteminin temel fonksiyonlarından biridir. Bu birim verilerin sisteme kontrollü girişinden sorumlu olan birimdir.
Avinal ERP ile bu safhada sağlanan kolaylıklar:
** İş Programı Verileri: İş Programının ihtiyaç gösterdiği verileri Avinal programındaki Teklif – Analiz – Birim Fiyat – Metraj modüllerinden Primavera, SureTrak veya MS Project programına entegre olarak gönderebilirsiniz.
** İş Programı: İş Programını Avinal içinde de hazırlamanız mümkündür. Avinal programından giden veriler ile Primavera, SureTrak veya MS Project programında hazırlanmış iş programı verilerini, Avinal içindeki iş programına aktarmak, onu güncellemek veya Avinal içinde hazırlanmış çubuk diyagramını bu programlara göndermek veya onları güncellemek mümkündür.
** İş Emirleri: İmalat yapım ve teknik sorumlularını Avinal içinde belirleyebilir, yapılan iş programına göre istenilen zaman kesitindeki iş emirlerini Primavera, SureTrak, MS Project veya Avinal içinden raporlayabilirsiniz.
** Malzeme İhtiyaç Listeleri: Bu verileri iş programına bağlı olarak Primavera, SureTrak, MS Project veya Avinal içinden tablolar halinde alabilir istenirse Excel’e gönderebilirsiniz.
** Satın Alma Programı: İş programından zamana bağlı değerleri ile gelen, tüm kaynak ihtiyacını (malzeme, işçilik, makine) görerek satın alma planlarını oluşturmak mümkündür.
** Ödeme planı, ödeme kararları: Satın alma veri tabanında verdiğiniz kararlara göre ödeme planını oluşturmak, bu kararların gelir-gider tablosundaki etkilerini hafta bazında görmek, nakit akış tablosunda oluşan olumsuzluklara göre yeni düzenlemeler yapmak (saniyeler içinde) mümkündür.
** Gelir-Gider Tabloları: Gelir-Gider tablolarını 3 ayrı duruma göre yapmak mümkündür.
1- İş Programı verilerine göre. Gerekirse hedef iş programını, gerçekleşen iş programı ile mukayese ederek.
2- İş programı, satın alma programı ve ödeme planı kararları doğrultusunda,
3- İşin yürütülmesi sırasında; gerçek işçilik ve malzeme maliyetlerin oluşturduğu gerçek gelir-gider ve nakit akış tabloları.
Maliyet & Stok Kontrol Safhasında:
Stok & İmalat Maliyeti Takip Modülü ve Puantaj & İşçilik Maliyeti Takip Modüllerinde yapılan kontroller:
** Depo Girişleri: İrsaliye ve irsaliye içeriğinde gelen malzemelerin kayıt altına alınması
** Envanter Kayıtları: Demirbaş malzemelerin kayıtları ve amortisman giderlerinin imalat giderlerine yansıtılması
** İmalatta kullanılan makine ve teçhizatın kayıtları, bunların kira veya amortisman masraflarının, yedek parça giderlerinin tutulması ve imalat giderlerine yansıtılması
** Malzeme niteliğinde olmayan masrafların kayıtları, bunların malzeme veya imalat giderlerine yansıtılması
** Taşeron hakediş faturalarının takibi ve bunların imalat giderlerine yansıtılması
** Firma personeli, işçiler ve taşeron çalışanlarının puantajlarının yapılması
** Yapılan puantajlar sonucunda, işçilik maliyetlerinin imalat bazındaki etkilerinin tespiti, her imalatta oluşan işçilik saat ve maliyetlerinin değerlendirilmesi
** Cari hesap ödeme kontrolleri
** Merkez ve şantiye ödeme sorumluluklarına göre cari hesap ödeme kontrollerinin yapılması
** Tüm stok, imalat, iş programı, işçilik puantaj hareketlerinin basit bir internet çözümü ile merkezden de kontrolünün sağlanması
Kaynak :
www.avinal.com
