1. Erteleme
“Yarın yapacağım”, “Sonra hallederim” ya da artık elinizdeki işi yapmamak için her ne bahaneyi kullanıyorsanız, bunun adı ertelemedir. Bir projeyi ya da görevi daha sonra bitirebileceğinizi düşünmek bugünkü zamanınızı almakla kalmaz stres yaşamanıza da neden olur. Bunu engellemek için bugün işlerinize sizi en zorlayandan başlayın. Projeyi bir günde bitirmek zorunda değilsiniz. Her gün kendinize küçük hedefler koyup ulaşmak için çalışarak yol kat edebilirsiniz. Ayrıca projeyi gerçekleştirmemenin yaptırımlarını da düşünün. Bu da sizi harekete geçmek konusunda motive edecektir. Takviminizde yapmanız gereken işleri işaretleyin ve onlarla ilgili notlar alın. Bu sizi, o işi bir sonraki güne ertelemekten alıkoyacaktır.
2. E-posta/Telefon
Gün içinde belli bir zamanı e-postalarınızı okumaya ve cevaplamaya ayırın. Ben e-postalarımı günün başında diğer işlerime başlamadan önce ve bir de günün sonunda diğer işlerimi bitirdikten sonra kontrol ediyor ve onlara cevap yazıyorum. Gün içinde e-postalarıma sadece bir işi düşündüğümden daha önce bitirmişsem ve arada boş zamanım kalmışsa bakıyorum. Eğer gün içinde sürekli e-postalarınıza bakıyor ve cevaplıyorsanız, daha önemli işlerinizi tamamlamaya fırsat bulmakta zorlanırsınız. Okumak için vakit bulamadığınız e-postalar için farklı klasörler yaratın. Spam maillerden korunmak için filtreler kullanın ve size gönderilen e-postalara verdiğiniz cevapların kısa ve odaklı olmasına özen gösterin. Ürün veya servisinizle ilgili “Çok Sorulan Sorular”ın cevaplarını hazırlayıp -kişisel cevaplar gerekmediği sürece- bundan yararlanmak da size zaman kazandıracaktır.
3. Toplantılar
Bir toplantı ayarlarken, toplantının amacının ve toplantıda tartışılacak gündem maddelerinin açık olmasına dikkat edin. Toplantıların başlangıç ve bitiş zamanlarını belirtin ve onlara uymaya özen gösterin. Toplantıda notlar alın ve notlarınızı toplantı sonrasında tüm katılımcılara gönderin. Toplantının gerçekten gerekli olduğundan da emin olmalısınız; masanızdan uzak geçirdiğiniz zamanı israf etmeyi istemezsiniz.
4. Habersiz misafirler
Çalışma saatlerinizi belirleyin ve iş arkadaşlarınıza, ailenize ve dostlarınıza günlük programınız hakkında bilgilendirip acil bir durum söz konusu olmadıkça rahatsız etmemelerini söyleyin. Derin konsantrasyon gerektiren işlerinizi yaparken ofis kapınızı kapalı tutun.
5. Günlük başarı hedefinin olmaması
Güne o gün neyi başarmak istediğinizi bilerek başlamalısınız. O gün ne yapacağınızı düşünerek vakit kaybedemezsiniz. Haftalık programınızı yazmak için bir defter edinin ve bu deftere yapmanız gereken işleri, katılacağınız toplantıları, e-posta göndermeniz gereken kişileri not alın. Günün sonunda masanızı toparlayın ve bir sonraki günün aktivitelerini planlayın. Böylece kendinizi düzenli hissedeceksiniz ve bir sonraki gün yapacaklarınızla ilgili endişelenmeden, ofis dışında keyifli vakit geçirebileceksiniz. Haftanın sonunda haftalık çalışmanızı değerlendirebilir ve programınızda gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz.
Don O’Connell
Marjinal Porter Novelli
